Inhaber
Sie sehen den gesamten Betrieb, verwalten Personen, Einstellungen, Dokumente und Berichte.
Demo öffnenVollständige GastroLotse by Desivo-Anleitung
So funktioniert GastroLotse by Desivo
Eine vollständige, praktische Anleitung für Inhaber, Betriebsleitungen und Teams – von der ersten Einrichtung über den täglichen Ablauf bis zu Abweichungen, Berichten und Prüfung.
Startpunkt
Ein gemeinsamer Arbeitsbereich für die ganze Schicht.
GastroLotse by Desivo bündelt tägliche Kontrollen, Temperaturen, Dokumente, Reservierungen, Warenhinweise und Berichte in einem Betriebsbild. Die App wird während der Arbeit genutzt – nicht erst am Ende aus dem Gedächtnis ausgefüllt.
Betriebsleitung
Sie steuern den Alltag, weisen Aufgaben zu, prüfen Reservierungen und halten den Betrieb am Laufen.
Mitarbeitende
Sie öffnen Heute, erledigen zugewiesene Aufgaben und erfassen Informationen direkt bei der Arbeit.
Was Sie brauchen
Einen Restaurantstandort, eine verantwortliche Person, die nutzenden Teammitglieder sowie die Dokumente und Kontrollen, mit denen Sie bereits arbeiten.
Was die App nicht tut
Sie zertifiziert Ihren Betrieb nicht, trifft keine Rechtsentscheidungen und verspricht kein Kontrollergebnis. Ihre eigenen Abläufe und verantwortlichen Personen bleiben maßgeblich.
Vor dem ersten Tag
Arbeitsbereich einmal einrichten und dann in den Alltag integrieren.
Bei der Ersteinrichtung geht es nicht darum, alles einzutragen. Entscheidend ist ein kleiner, verlässlicher Startpunkt, den das Team wirklich pflegen kann.
1
Betriebsprofil anlegen
Hinterlegen Sie Standort, Zeitzone, Öffnungskontext und die verantwortlichen Personen. Starten Sie mit einem echten Standort, damit der Arbeitsbereich übersichtlich bleibt.
2
Team einladen
Laden Sie Inhaber, Betriebsleitung und Mitarbeitende mit dem jeweils nötigen Zugriff ein. Jede Person sollte ein eigenes Konto verwenden, damit der Verlauf eindeutig bleibt.
3
Arbeitscheckliste festlegen
Legen Sie fest, welche Öffnungs-, Reinigungs-, Temperatur-, Waren- und Abschlusskontrollen zum Tagesablauf gehören. Die Liste muss im echten Arbeitsalltag machbar bleiben.
4
Dokumente und Fristen hinterlegen
Hinterlegen Sie Schulungsnachweise, Wartungs- und Servicedokumente sowie weitere betriebliche Nachweise. Ergänzen Sie die nächste Prüffrist, wenn Ihr Ablauf das vorsieht.
5
Messkontext festlegen
Legen Sie die Messstellen und Gegenstände an, etwa Kühlschrank, Tiefkühler oder Lieferung. Verwenden Sie die von Ihrer verantwortlichen Person und Ihren Abläufen festgelegten Sollbereiche.
6
Verantwortung bestätigen
Vor dem ersten echten Arbeitstag muss klar sein, wer offene Aufgaben, Abweichungen, Dokumente und den Abschlussbericht prüft.
Jeder Arbeitstag
Der Tagesablauf – von der Öffnung bis zur Prüfung.
Die App ist am nützlichsten, wenn jeder Eintrag zeitnah zum Vorgang erfolgt. So erhält die nächste Person ein klares Bild, ohne eine zweite Papier-Schicht zu erzeugen.
1
Vor der Öffnung
Öffnen Sie Heute, prüfen Sie die zugewiesenen Kontrollen und erfassen Sie den Öffnungsstatus. Nicht erledigte Punkte bleiben sichtbar, statt in einem Papierstapel zu verschwinden.
2
Während des Betriebs
Erfassen Sie Temperaturen, Reinigung, Lieferungen, Warenhinweise und Korrekturmaßnahmen direkt beim Vorgang. Ergänzen Sie den Kontext, den eine andere Person später braucht.
3
Übergabe
Die nächste Person sieht, was erledigt, offen oder prüfbedürftig ist. Nutzen Sie eine Zuweisung oder Notiz, statt sich nur auf eine mündliche Übergabe zu verlassen.
4
Tagesabschluss
Prüfen Sie offene Aufgaben, Abweichungen und Dokumente. Die verantwortliche Person bestätigt das Tagesbild und entscheidet über die nächsten Schritte.
5
Wöchentliche Prüfung
Nutzen Sie Verlauf und Berichte, um wiederkehrende Lücken, überfällige Dokumente und Verbesserungen an Checkliste oder Zuständigkeit zu erkennen.
Einen Eintrag erfassen
Ein guter Eintrag beantwortet vier einfache Fragen.
Was ist passiert? Wo? Wann? Was passiert als Nächstes? Die konkreten Felder hängen vom Bereich ab, das Prinzip bleibt gleich.
1. Bereich auswählen
Öffnen Sie Heute, Temperaturen, Dokumente, Waren oder den Bereich, der zum aktuellen Vorgang passt.
2. Beobachtung erfassen
Erfassen Sie Wert, Status, Dokument, Artikel oder Notiz. Bleiben Sie sachlich und ergänzen Sie genug Details für die nächste Person.
3. Speichern oder zuweisen
Speichern Sie den erledigten Eintrag oder weisen Sie die nächste Aktion zu. Entwürfe helfen, wenn ein Vorgang begonnen, aber noch nicht abgeschlossen ist.
4. Verlauf prüfen
Prüfen Sie im chronologischen Verlauf, was wann und von wem erfasst wurde. Eine Korrektur ist ein neuer Eintrag mit eigenem Kontext – keine stille Überschreibung.
Beispiel
Ein Temperatur-Eintrag mit hilfreichem Kontext
Statt nur „6,2 °C“ zu speichern, erfassen Sie Messstelle, Zeitpunkt, Messwert und – falls außerhalb Ihres eigenen Sollbereichs – Maßnahme und Nachverfolgung. Das Beispiel zeigt die Struktur; die zuständige Person legt die geltenden Grenzen fest.
MessstelleKühltheke · 08:14 UhrBeobachtung6.2 °CNächste MaßnahmeNach Betriebsablauf prüfen
Wenn etwas nicht passt
Abweichung sichtbar machen, nächsten Schritt zuweisen und Kontext erhalten.
Eine Abweichung ist kein Fehler des Nachweises. Sie ist der Moment, in dem ein klarer Eintrag dem Team hilft, den nächsten Schritt zu entscheiden.
Festhalten, was festgestellt wurde
Erfassen Sie die tatsächliche Beobachtung statt nur „nicht in Ordnung“ zu schreiben. Ergänzen Sie Gegenstand, Ort, Zeit und erfassende Person.
Maßnahme dokumentieren
Ergänzen Sie die von Ihrer verantwortlichen Person festgelegte Maßnahme, etwa Ware sperren, reinigen, nachmessen oder einen Dienstleister kontaktieren.
Nachverfolgung zuweisen
Weisen Sie den nächsten Schritt einer benannten Person zu und ergänzen Sie eine Frist, wenn Ihr Ablauf das vorsieht. Offene Arbeit bleibt bis zur Prüfung sichtbar.
In der App
Jeder Bereich hat eine klare Aufgabe – und alle arbeiten zusammen.
Sie müssen nicht am ersten Tag jeden Bereich nutzen. Starten Sie mit den Teilen, die zu Ihrem Betrieb passen, und erweitern Sie später.
Heute & Aufgaben
Der tägliche Einstieg für Kontrollen, Zuweisungen und Erledigungsstatus.
Temperaturen
Erfassen Sie Kühl- und Gefrierwerte einschließlich Abweichungen und Korrekturmaßnahmen.
Gäste & Reservierungen
Prüfen Sie eingehende Reservierungen, Tagesbuchungen und den Verlauf in einer Übersicht.
Waren & Bestand
Halten Sie Einkäufe, Bestands-Hinweise, Belege und Warenverluste nah am Betrieb.
Dokumente & Berichte
Verwalten Sie Schulungs-, Hygiene- und Wartungsfristen und exportieren Sie einen kompakten Kontrollbericht.
Team & Zugriffe
Laden Sie Personen mit dem geringsten nötigen Zugriff ein. Inhaber und Betriebsleitungen behalten die Kontrolle über sensible Bereiche.
Umsatz & Wachstum
Prüfen Sie abgeschlossene Verkäufe und – bei Verbindung – Website-Traffic und Verzeichnisstatus.
Verlauf & Kontrolle
Der chronologische Verlauf zeigt, was von wem und wann erfasst wurde.
Prüfung und Bericht
Aus täglichen Einträgen eine hilfreiche Prüfung machen.
Bei der Prüfung achten Sie auf offene Arbeit, wiederkehrende Abweichungen, fehlende Dokumente und unklare Zuständigkeiten. Der Bericht fasst diese Punkte kompakt für das Gespräch zusammen.
Bericht vorbereiten
Wählen Sie den relevanten Zeitraum und prüfen Sie die Einträge, bevor Sie die Zusammenfassung exportieren oder teilen.
Mit verantwortlicher Person prüfen
Nutzen Sie den Bericht als Gesprächsgrundlage. Bestätigen Sie, was zu tun ist und wer den nächsten Schritt übernimmt.
Ablauf verbessern
Entfernen Sie nicht hilfreiche Kontrollen, klären Sie Zuständigkeiten und ergänzen Sie Details nur dort, wo sie Entscheidungen verbessern.
Häufige Fragen
Ein paar wichtige Antworten vor dem Start.
Ersetzt GastroLotse by Desivo unser Eigenkontrollkonzept?
Nein. Die App bietet einen praktischen Ort zur Dokumentation und Prüfung. Ihr Betrieb bleibt für eigene Abläufe, Entscheidungen und Kontrollen verantwortlich.
Kann ein Teammitglied einen Eintrag korrigieren?
Eine Korrektur sollte als neuer Eintrag mit Kontext erfasst werden. So bleibt der Verlauf nachvollziehbar, statt Änderungen zu verbergen.
Womit beginnen wir?
Starten Sie mit einem Standort, einer verantwortlichen Person und den wenigen Kontrollen, die Ihr Team täglich wirklich durchführt. Erweitern Sie erst danach.
Können wir einen Bericht exportieren?
Ja. Der Bericht ist eine kompakte betriebliche Zusammenfassung für Ihre eigene Prüfung und Vorbereitung. Prüfen Sie den Inhalt mit der verantwortlichen Person.
Wichtiger HinweisNutzen Sie die Nachweise zur Unterstützung Ihrer eigenen Abläufe und prüfen Sie sie mit der verantwortlichen Person im Betrieb. GastroLotse by Desivo ist Unterstützung bei Dokumentation und Kontrollvorbereitung – keine Rechtsberatung, Zertifizierung oder Compliance-Garantie.